Systemy informatyczne dostosowane do potrzeb działu kadr gwarantują dostęp do nowoczesnych rozwiązań, które w znaczący sposób wpływają na ich funkcjonowanie. Dzięki nim, zarządzanie dokumentami w firmie okaże się znacznie sprawniejsze i łatwiejsze. W sposób bezpośredni wpłynie to na produktywność pracowników, jak również na czas potrzeby do wykonania poszczególnych czynności.

Czy warto postawić na system ECM?

Odpowiedź na tak postawione pytanie musi być twierdząca. Zwłaszcza w przypadku dużych firm, które zatrudniają wielu pracowników. Takie podmioty często cierpią z powodu znacznego obciążenia działu kadrowego. Objawia się to między innymi trudnościami w znalezieniu potrzebnych dokumentów, koniecznością operowania na aktach papierowych, a także niskim poziomem bezpieczeństwa przechowywanych danych osobowych. Do tego dochodzi znaczne spowolnienie wielu procesów, co przełożyć się może na gorsze wyniki uzyskiwane przez firmę.

Żeby uniknąć podobnych problemów, warto zaplanować cyfryzację działu kadrowego i digitalizacje wszelkich używanych dokumentów. Pomocne w tym okażą się systemy ECM, przystosowywane specjalnie do potrzeb przedsiębiorstwa. Bez względu na to, w jakiej dziedzinie działa. Jakie funkcje i narzędzia są z nimi związane?

  • Elektroniczne teczki pracownicze – zamieszczone są w nich wszelkie dokumenty i informacje dotyczące zatrudnianych osób. Będą to między innymi umowy, kontrakty i zlecenia. W podobny sposób katalogowane mogą być dokumenty kandydatów do pracy.
  • Cyfrowe rozliczenia delegacji – faktury, paragony, bilety parkingowe. Wszystko to, i wiele więcej, jest przechowywane w systemie.
  • Zarządzanie pracą – systemy ECM pozwalają w łatwy sposób wydawać karty dostępowe, „sterować” zakupami urządzeń i pojazdów służbowych, a także wszelkimi czynnościami istotnymi dla ogólnej działalności firmy.
  • Elektroniczne wnioski o urlop – ich składanie i zatwierdzanie odbywa się z poziomu jednego systemu, przy użyciu urządzeń stacjonarnych lub mobilnych.

Najważniejszą zaletą elektronicznych systemów kadrowych jest to, że dostęp do nich uzyskujemy z dowolnego miejsca. Nie musimy wcale zjawiać się w firmie, wystarczy urządzenie z połączeniem internetowym. Dzięki temu wiele procesów kadrowych może być realizowanych zdalnie. W sposób szybki i sprawny. Bez niepotrzebnego przedłużania procedur i piętrzących się problemów. Skąd więc wziąć taki system? Ich przygotowywaniem zajmują się wyspecjalizowane podmioty, które warto wcześniej odpowiednio zweryfikować.

Odpowiednia ochrona danych osobowych pracowników

Pracodawcy stoją przed dużym wyzwaniem, jeśli chodzi o ochronę danych osobowych pracowników. Wyzwanie to jest związane przede wszystkim z obowiązkiem przechowywania danych przez wiele lat. Przykładowe dane, które pracodawca ma za zadanie chronić to:

  • imiona i nazwiska,
  • numer PESEL,
  • imiona rodziców,
  • datę urodzenia,
  • adresu do korespondencji,
  • wykształcenie,
  • przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Chronienie tego typu informacji przez kilkadziesiąt lat jest wyzwaniem oraz przede wszystkim bardzo dużym kosztem dla pracodawcy.

Najczęściej akta pracownicze przechowywane są w formie papierowej – nie jest to jedna jest pewny i bezpieczny sposób na zabezpieczenie danych wrażliwych. 

Elektroniczne akta osobowe są uważane za jeden z najbezpieczniejszych sposobów na odpowiednie przechowywanie danych osobowych pracowników. Takie programy pomagają również w zarządzaniu dokumentami rekrutacyjnymi oraz urlopami, czy też zwolnieniami pracowników. 

Dodatkowo, tego typu programy do zarządzania danymi osobowymi pracowników pozwalają na wysokie bezpieczeństwo przetwarzania informacji. Jedynie uprawnione osoby, z nadanym odpowiednim dostępem, mają wgląd do akt. Takie programy oferują również ustawienie zróżnicowanej ochrony dostępu, która gwarantuje, że użytkownik może opracowywać wyłącznie te akta, do których ma uprawnienia.

Programy do zarządzania teczkami pracowniczymi są również o wiele mniej kosztowne, niż przechowywanie stosów akt papierowych. Możliwe jest częściowe ograniczenie tych papierów oraz na odpowiednie ich ustrukturyzowanie i klasyfikowanie.