Jakość i efektywność funkcjonowania obiegu dokumentów w przedsiębiorstwie stanowi jeden z kluczowych elementów decydujących o jego sprawności operacyjnej i standardzie obsługi zarówno kontrahentów, jak i własnych pracowników, a w wielu firmach ma wręcz bezpośredni wpływ na wyniki biznesowe i pozycję na rynku. Sprawne zarządzanie dokumentacją oraz jej obiegiem przekłada się bowiem na sprawność i poprawność realizacji procesów biznesowych, tempo i trafność podejmowania decyzji, szybkość wdrażania niezbędnych zmian oraz jakość obsługi klientów i partnerów biznesowych. Przedsiębiorcy mają obecnie do wyboru dwa rozwiązania – klasyczny obieg dokumentów w formie fizycznej lub jego elektroniczny odpowiednik, który pozwala znacznie usprawnić i zmodernizować przepływ dokumentacji w firmie.

Tradycyjny obieg dokumentów w firmie i związane z nim problemy

Tradycyjny obieg dokumentów opiera się o zarządzanie dokumentacją gromadzoną w postaci papierowej. Każdy dokument generowany przez firmę lub trafiający do niej z zewnątrz musi zostać wydrukowany, opisany oraz skierowany do odpowiedniego działu i konkretnej osoby. Ostatnim etapem jest archiwizacja, czyli przekazanie dokumentu do firmowego archiwum. Tradycyjny obieg dokumentów jest bardzo czasochłonnym i podatnym na wiele niekorzystnych czynników procesem, który wymaga wykonania szeregu powtarzalnych, manualnych czynności oraz sporych nakładów czasu i środków finansowych. Wiąże się także ze znaczącym ryzykiem – każdy dokument przechowywany w postaci papierowej jest bowiem narażony na przypadkowe zniszczenie, zgubienie,  przeoczenie lub dostanie się w niepowołane ręce, co może wiązać się z przykrymi konsekwencjami dla firmy oraz narazić ją na straty finansowe.

Tradycyjny obieg dokumentów znacząco zwiększa także koszty związane z zarządzaniem firmową dokumentacją. Skomplikowane i niedostosowane do dynamicznie rosnącej ilości dokumentów i danych przetwarzanych przez organizacje procedury przepływu dokumentów mają negatywny wpływ na terminowość i poprawność realizacji zadań związanych z codzienną działalność operacyjną przedsiębiorstwa, co dodatkowo odbija się także na jakości świadczonych usług, obniżając poziom obsługi klienta oraz spowalniając funkcjonowanie całego przedsiębiorstwa. Nie sposób także nie wspomnieć o niskim poziomie ochrony poufnych danych, do których w tradycyjnym obiegu dokumentów dostęp może uzyskać praktycznie każda osoba, stosach papierów gromadzących się bez większej kontroli na biurkach pracowników oraz generowaniu dużych ilości papieru, co negatywnie odbija się na środowisku naturalnym, uniemożliwiając firmie realizację w praktyce polityki dbania o środowisko naturalne i promowanie proekologicznego wizerunku.

Elektroniczny obieg dokumentów – dlaczego warto z niego korzystać?

Jak widać, tradycyjny obieg dokumentów nie jest rozwiązaniem idealnym, a na pewno nie w erze cyfrowej transformacji i coraz wyższych wymagań, którym muszą sprostać firmy dbające o utrzymanie lub zdobycie przewagi konkurencyjnej na rynku. Nic więc dziwnego, że coraz więcej świadomych obecnych realiów oraz problemów wynikających z korzystania z przestarzałych i niedopasowanych do nich rozwiązań firm decyduje się na wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów, który pozwala skutecznie wyeliminować praktycznie wszystkie mankamenty jego tradycyjnego odpowiednika i wynieść zarządzanie dokumentacją na zupełnie inny poziom. Elektroniczny obieg dokumentów zyskał szczególną popularność w ostatnim dziesięcioleciu, a na wzrost zainteresowania nim wpłynął prężny rozwój i coraz większa dostępność nowoczesnych i użytecznych technologii informatycznych dla biznesu, powszechny dostęp do internetu, dzięki któremu dostęp do systemu zarządzania dokumentami można uzyskać z dowolnego urządzenia będąc w praktycznie każdym miejscu. jak również wspomniane powyżej nowe uwarunkowania prowadzenia biznesu.

Elektroniczny obieg dokumentów jest realizowany za pomocą nowoczesnych systemów zarządzania dokumentami (z ang. Document Management System, DMS). Są to zaawansowane technologicznie rozwiązania informatyczne, których wdrożenie pozwala na czerpanie maksimum korzyści z obiegu dokumentów w elektronicznej postaci. Dzięki nim firmy oszczędzają czas potrzebny na pracę z dokumentami, co przyspiesza podejmowanie decyzji oraz podnosi ogólną efektywność i jakość prowadzonych przez nie działań. Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów opartego o oprogramowaniem DMS zwalnia także przedsiębiorstwa z obowiązku stworzenia, zarządzania i utrzymywania fizycznego archiwum oraz pozwala na usunięcie z biurek pracowników stosów papierów, wprowadzenie lepszego porządku i zapewnienie lepszej ochrony poufnych danych. Redukcji ulegają także koszty zarządzania dokumentacją, gdyż przechowywanie dokumentów w elektronicznej postaci nie wymaga tak dużych nakładów na zakup papieru, tuszu oraz innych kosztów drukowania.

Wysokiej jakości systemy DMS i ich praktyczna funkcjonalność

Aby czerpać wszystkie korzyści, jakie oferuje elektroniczny obieg dokumentów, niezbędnym warunkiem jest wybór odpowiedniego systemu zarządzania dokumentami oraz jego prawidłowe wdrożenie. Najbardziej zaawansowane z aktualnie dostępnych na rynku rozwiązań IT dla biznesu systemy zarządzania dokumentami swoją pracę opierają o nowoczesne technologie i prawdziwie innowacyjne narzędzia, wśród których warto wymienić m. in. automatyzację procesów biznesowych (BPA), uczenie maszynowe (ML) oraz sztuczną inteligencję (AI). Ich rozbudowana funkcjonalność może zostać ponadto idealnie dopasowana do aktualnych potrzeb firmy, z kolei najwyższe standardy ochrony danych zapewniają bezpieczeństwo, zapobiegając wyciekowi poufnych informacji.

Wśród dostępnych na rynku rozwiązań IT dla biznesu systemów do zarządzania dokumentami na szczególną uwagę zasługują platformy low-code. Najlepsze rozwiązania tego typu nie tylko oferują kluczową funkcjonalność systemów DMS, lecz także pozwalają na szybkie tworzenie szytych ma miarę, wysokofunkcjonalnych aplikacji biznesowych oraz sprawne zarządzanie zmianą, z natychmiastowymi rezultatami. Platformy niskokodowe wspierają tzw. podejście Citizen Assisted Developement, w którym aplikacje biznesowe mogą być tworzone w oparciu o synergistyczną współpracę specjalistów IT z biznesowymi użytkownikami końcowymi, co pozwala na budowanie aplikacji idealnie dostosowanych do potrzeb firmy, a przy tym zgodnych z dobrymi praktykami IT, polityką bezpieczeństwa IT organizacji oraz poprawnie i efektywnie zintegrowanych z innymi systemami i elementami ekosystemu informatycznego firmy. Sprawne zarządzanie zmianą w obiegu dokumentów umożliwia z kolei skuteczne dostosowywanie procesów poprzez wdrażanie potrzebnych modyfikacji zgodnie z rytmem biznesu, aktualnymi potrzebami firmy oraz czynnikami zewnętrznymi, które współcześnie zmieniają się coraz szybciej, mając przy tym coraz większy wpływ na dbające o konkurencyjność przedsiębiorstwa.