Wdrożenie systemu ERP to ogromne wyzwanie nie tylko dla kadry zarządczej, ale też pracowników na pierwszej linii ognia. Narzędzia klasy Enterprise Resource Planning niosą za sobą ogromne korzyści zarówno pod względem efektywności zarządzania zasobami, zwiększenia produktywności realizowania procesów biznesowych jak i zmniejszenia nakładów finansowych. Głównym czynnikiem czerpania korzyści z ERP jest jednak udane wdrożenie narzędzia. Poniżej przedstawionych jest 5 porad, które ułatwią nam wdrożenie systemu Enterprise Resource Planning.
Testowanie systemu ERP to podstawa
Żadne, nawet najbardziej pieczołowicie wdrożone usprawnienie nie może wejść w życie bez gruntownego procesu testowania. Szczególne znaczenie ma to w obszarze wdrażania systemu klasy ERP, które często wpływa na pracę wielu oddzielnych działów przedsiębiorstwa.
By testowanie ERP przebiegło prawidłowo, zespół projektowy jest zobowiązany do przygotowania scenariuszy, które pokryją wszystkie możliwe elementy integracji procesów biznesowych z nowościami wprowadzonymi w ramach ERP. Brak testów może spowodować ogromne szkody, które ciężko będzie zniwelować podczas standardowej pracy na produkcji.
Analiza mapy procesów i bazowanie na niej podczas identyfikacji wymagań systemu
Narzędzie klasy ERP ma z założenia wspierać decyzyjność kadry zarządzającej oraz usprawniać procesy biznesowe, szczególnie te, które realizują się w ramach współpracy kilku działów organizacji. Jeśli zidentyfikowaliśmy potrzebę wdrożenia udoskonalenia, jakim są narzędzia ERP, niezbędne jest wdrożenie go w taki sposób, by efektywnie wspierało łańcuch realizacji procesu biznesowego.
Dlatego też wymóg dokładnej analizy procesu, weryfikacji różnic pomiędzy teoretycznym przebiegiem a faktycznym stanem pozwoli na zmaksymalizowanie wartości dodanej wynikającej z wdrożenia ERP. Stworzenie mapy procesu pozwoli również na wyszczególnienie tych wymagań systemu ERP, które są dla nas najważniejsze. Tylko z taką listą będziemy w stanie dokonać wyboru słusznego dostawcy oprogramowania, który zaoferuje nam rozwiązanie najbardziej zbliżone do naszych oczekiwań.
Wybór firmy wdrożeniowej
Mało która firma decyduje się na samodzielne wdrożenie narzędzia klasy Enterprise Resource Planning. Znacznie efektywniejszym rozwiązaniem jest zatrudnienie firmy wdrożeniowej, która posiada odpowiednie doświadczenie w tej materii. Jednak ze względu na wzrastającą popularność systemów tego typu, wybór spośród wielu firm oferujących wsparcie wdrożenia narzędzi ERP może wprowadzić nas w zakłopotanie. Dlatego też powinniśmy zwrócić uwagę na kilka czynników, potwierdzających słuszność wyboru akurat tej konkretnej firmy.
Po pierwsze zwróćmy uwagę na referencje i opinie dotychczasowych klientów. To od nich dowiemy się wielu przydatnych informacji na temat jakości procesu wdrożenia, profesjonalizmu firmy oraz komunikacji z nią. Nie bez znaczenia są również referencje firm działających w naszej branży. Dzięki temu mamy pewność, że firma wdrożeniowa zna specyfikę branży i zapewni nam stabilny proces wdrożenia z uwzględnieniem warunków i wymagań dostosowanych do potrzeb organizacji.
Kampania informacyjna w firmie kluczem do sprawnego wdrożenia
Decyzja o wdrożeniu systemu klasy ERP to z reguły odpowiedzialność kadry zarządczej. Jednak to nie oni na co dzień będą korzystać z usprawnienia. Takie systemy powinny pomóc pracownikom w jeszcze lepszym wykonywaniu swoich obowiązków.
Jak jednak powszechnie wiadomo, nikt nie lubi zmian, dlatego przed podjęciem drastycznych zmian należy zorganizować kampanię informacyjną, która zaznajomi cały zespół z ideą zmiany, jej celem oraz korzyściami, które uzyskamy poprzez wdrożenie ERP. Wraz z kampanią dobrze jest zapowiedzieć szereg szkoleń i warsztatów, które umożliwią poznanie systemu wszystkim osobom, które w niedalekiej przyszłości będą z nim pracować.
Monitoruj pracę systemu już po jego uruchomieniu
Jeśli ERP było wdrożone modelowo, z uwzględnieniem wszelkich dobrych praktyk, gdzie poświęcono dostatecznie dużo czasu na testowanie systemu, możemy być prawie pewni sukcesu prawidłowego wdrożenia. Nie oznacza to jednak, że z czasem nie pojawią się sytuacje wymagające poprawek lub konsultacji z firmą wdrożeniową.
Dlatego nawet po uruchomieniu systemu w warunkach produkcyjnych, istotne jest monitorowanie jego pracy, efektywności oraz mierzenie wskaźników KPI firmy, by zweryfikować, czy w krótkim i długim okresie cele związane z wdrożeniem ERP zostały spełnione.
