Co zrobić, gdy klient nie chce zapłacić za usługę?

Zapewne wielu przedsiębiorców zna sytuację, kiedy klient zwleka z płatnością za usługę lub, co gorsza, całkowicie jej unika. Oczywiście, nie oznacza to, że jest to częste zjawisko, którego należy się obawiać. Należy jednak liczyć się z tym, że prędzej czy później, tego typu problem będzie miał miejsce. Poniżej podpowiadamy, co zrobić, aby mimo wszystko rozliczyć się z klientem i uzyskać zapłatę za świadczone mu usługi.

Co zrobić przed podjęciem zlecenia?

Aby mieć pewność, że po wykonaniu zlecenia prośba o uregulowanie płatności nie będzie konieczna, warto przed podjęciem współpracy dokładnie sprawdzić kontrahenta. Możemy to zrobić na kilka sposobów, na przykład na forach internetowych, gdzie inni użytkownicy udzielą nam potrzebnych informacji. Jeśli dana osoba ma na swoim koncie brak zapłaty za fakturę, istnieje spore prawdopodobieństwo, że się o tym prędzej czy później dowiemy. Kolejną możliwością jest sprawdzenie kontrahenta w Biurze Informacji Gospodarczej. Musimy się jednak liczyć z tym, że dostęp do tej bazy jest odpłatny.

Bardzo ważna kwestią jest również podpisanie umowy przed podjęciem się wykonania zlecenia. Może się zdarzyć, że klient będzie nalegał, aby wykonać usługę szybko a umowa nie jest do tego potrzebna. To powinno być dla nas sygnałem, że być może nie jest on uczciwy i będzie próbował unikać płatności. Na tego typu dokumencie możemy zawrzeć wszystkie informacje dotyczące płatności oraz ewentualnych terminów. Dodatkowym zabezpieczeniem może być dołączony termin płatności na fakturze. Pamiętajmy, że czym więcej drobnych aneksów zabezpieczających, tym większe prawdopodobieństwo, że uzyskanie zapłaty zakończy się sukcesem.

Pierwszy krok – wyjaśnienie sytuacji

Najważniejsze jest, aby mieć śmiałość upominać się o należne nam pieniądze. Jeśli zlecenie zostało uczciwie wykonane i klient nie miał żadnych zastrzeżeń, nasza prośba o uregulowanie płatności jest jak najbardziej na miejscu. Jeśli po upłynięciu ustalonego terminu nadal na nasze konto nie wpłynęły pieniądze, warto wystosować przypomnienie o płatności w formie emaila lub smsa. Możemy również w tym miejscu zapytać, z czego wynika poślizg. Niejednokrotnie okazuje się, że klient po prostu zapomniał i jeszcze tego samego dnia zrobi nam przelew. Konieczne jest jednak zasygnalizowanie problemu, gdyż jego zignorowanie może skutkować brakiem kolejnych wpłat w przyszłości. Na tym etapie najlepiej nie zakładać złej woli klienta, gdyż w znacznej większości przypadków są to błędy niezamierzone i można je szybko wyjaśnić.

Drugi krok – prośba o uregulowanie należności

W wielu przypadkach, po rozmowie sytuacja zostaje wyjaśniona a należność uregulowana. Jeśli jednak to nie skutkuje, kolejnym krokiem jest emailowa prośba o uregulowanie należności. Wzór tego rodzaju dokumentu znajdziemy w internecie, dlatego możemy to zrobić praktycznie w każdej chwili. W takim piśmie najlepiej zawrzeć informacje o tym, w jakim terminie oczekujemy zapłaty. Jeśli z klientem wiąże nas zawarta wcześniej umowa, możemy zaznaczyć, że w przypadku braku płatności, zostanie ona wypowiedziana.

Trzeci krok – konsekwencje prawne

Jeśli klient nie reaguje na nasze telefony i emaile, musimy podjąć bardziej radykalne działanie. W takiej sytuacji powinna zostać wystosowana prośba o uregulowanie płatności w formie pisemnej. Najlepiej wysłać ją pocztą, za zwrotnym potwierdzeniem odbioru. W dokumencie należy zawrzeć informację, że jeśli należność nie zostanie uregulowana, podjęte zostaną kroki prawne. Dobrą praktyką jest także wypowiedzenie umowy właśnie w tym momencie. Może to być dla przedsiębiorcy trudny czas batalii o zapłatę, dlatego warto uzbroić się w cierpliwość i wolę walki.

Jeśli wszystkie wcześniejsze kroki zawiodą, ostatnią możliwością jest skorzystanie z usług firmy windykacyjnej. Rozwiązanie to jest o tyle dobre, że klient widząc, iż sprawa zaszła tak daleko, chcąc uniknąć konsekwencji prawnych, odda zadłużenie. Jeśli prośba o uregulowanie płatności nadal nie zostanie spełniona, możemy oddać sprawę do sądu a następnie do komornika.